1. Dos monedas
Si vendes en dólares y en bolívares, esto es lo primero que debes revisar.
- ¿Muestra precios y totales en dólares y bolívares a la vez?
- ¿Quién define la tasa y cómo la actualizas?
- ¿Calcula el vuelto cuando te pagan en una moneda y devuelves en otra?
- ¿Los informes separan lo vendido en cada moneda?
2. Inventario
Un inventario que no cuadra no sirve. Pregunta cómo se mantiene al día.
- ¿Cada venta descuenta existencias sola?
- ¿Puedes ver el historial de cada movimiento y por qué ocurrió?
- ¿Puedes cargar tu catálogo y tus existencias desde Excel, sin retipear?
- ¿Puedes dar acceso a inventario sin mostrar tus finanzas?
3. Factura fiscal
Esta es la pregunta que más se pasa por alto. No todos los sistemas emiten facturas fiscales. Si tu negocio está obligado a emitirlas, necesitas una solución homologada por el SENIAT.
- Pregunta a tu contador
Que te confirme si estás obligado a emitir factura fiscal.
- Pregunta al proveedor
Si su sistema está homologado, y pídelo por escrito.
4. Costo real
- ¿Es gratis de verdad o es una prueba de pocos días?
- ¿Cobra mensualidad, por usuario, por sucursal o por transacción?
- ¿Cobra una comisión sobre tus ventas?
- ¿Pide tarjeta para empezar?
- ¿Qué pasa con tus datos si dejas de pagar?
5. Facilidad para empezar
- ¿Tienes que instalar algo o entras desde el navegador?
- ¿Funciona bien en tu celular?
- ¿Puedes crear tu negocio tú mismo, sin esperar una llamada?
- ¿Tu equipo puede usarlo sin capacitación larga?
Y antes de empezar, ayuda ordenar tu información: lee Excel o sistema administrativo, ¿cuál te conviene?
Preguntas frecuentes
¿Qué debo revisar antes de elegir un sistema administrativo?
Revisa cómo maneja dólares y bolívares, si su inventario cuadra, si resuelve la factura fiscal que necesitas, su costo real y qué tan fácil es empezar.
¿Necesito un sistema con factura fiscal?
Depende de si tu negocio está obligado a emitirla. Confírmalo con tu contador. Si lo estás, necesitas una solución homologada por el SENIAT.
¿Un sistema gratis sirve para un negocio real?
Sí, si cubre lo que necesitas hoy. Revisa que sea gratis de verdad (sin tarjeta ni comisiones) y cuáles son sus límites, como la factura fiscal.